Asistente de Proyecto Administrativo

Contexto
Bajo la supervisión general del Jefe de Misión y la supervisión directa del RMO, será responsable de ejecutar las siguientes tareas:

Funciones y Responsabilidades

1. Contribuir al desarrollo de un plan de trabajo en coordinación con el coordinador del Proyecto, para la planificación de los recursos financieros y la implementación de las actividades del proyecto.
2. Asegurar que todas las compras, contratación de servicios y demás gastos realizados estén respaldados con la documentación (recibos, cotizaciones, solicitudes de pago, etc.) exigida por OIM.
3. Preparar borradores de notas, cartas de invitación, convenios, contratos y otros instrumentos requeridos.

4.Coordinar los preparativos logísticos y administrativos para conferencias, reuniones, seminarios y demás actividades organizadas por la Unidad, asistiendo a determinados eventos según se requiera.
5. Coordinación de las solicitudes de apoyo de vehículo y chofer con el objeto de cubrir las actividades programadas e imprevistas.
6. Asistir en el control y ejecución de los pagos regulares asociados a los proyectos (ej., pago de honorarios de consultores y otros servicios).
7. Mantener actualizados los teléfonos, fax, dirección de correo electrónico y demás información de contacto de los funcionarios pertinentes, contrapartes y personal de OIM.
8. Elaborar las autorizaciones de viaje y otros trámites relacionados (security clearance, expense claim y visas) del personal o consultores, según se requiera.
9. Recibir, clasificar, archivar y dar seguimiento a las comunicaciones recibidas y/o generadas por el proyecto.
10. Colaborar en llevar un inventario actualizado de los suministros y equipos.
11. Asistir en la preparación de informes de proyecto y sistematización ordenada de los anexos y documentos de soporte.
12. Otras tareas que se le asigne.

Duty Station: 
Managua
Grade: 
G
Closing Date: 
Thursday, January 4, 2018